特定技能の事前ガイダンス完全ガイド！義務的支援の内容と実施の注意点

特定技能外国人を雇用する際、受入れ企業には「事前ガイダンス」の実施が義務付けられています。これは、入国前に本人が十分理解できる言語で、労働条件や生活支援の内容を説明する必要があるためです。適切に行わなければ、在留資格の認定や変更申請が認められない可能性があります。

本記事では、事前ガイダンスで伝えるべき義務的支援の内容から実施方法、よくある失敗例や注意点まで、人事担当者が押さえるべきポイントを具体的に解説します。初めて外国人材を受け入れる企業でも確実に対応できるよう、実務に役立つ情報を整理しました。

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事前ガイダンスとは何か

特定技能制度における事前ガイダンスは、外国人材が日本で働く前に必要な情報を提供する義務的支援の一つです。特定技能外国人を採用し、入国前または在留資格変更前に実施し、雇用契約の内容や日本での生活に関する事項を本人が十分に理解できるよう説明します。

この支援は出入国在留管理庁が定める運用要領に基づいており、適切に実施しなければ在留資格認定証明書の交付申請が認められません。受入れ企業が自社で行うか、登録支援機関に委託するかを選択できます。

参考：出入国在留管理庁　特定技能外国人受入れに関する運用要領

特定技能の義務的支援10項目とは

特定技能1号の外国人を受け入れる企業には、10項目の義務的支援を実施する責任があります。

No.	支援項目	概要
1	事前ガイダンス	雇用契約の内容や日本での活動について入国前に説明
2	出入国時の送迎	空港や港への出迎え 帰国時の見送り
3	住居確保・生活に必要な契約支援	社宅の提供や物件探し 銀行口座開設等の補助
4	生活オリエンテーション	日本のルールやマナー 公共機関の利用方法等の案内
5	公的手続き等への同行	住民登録や社会保険等の手続きに同行し支援
6	日本語学習の機会の提供	日本語教室の情報提供や学習機会の確保
7	相談・苦情への対応	職場や生活上の悩みに対する相談窓口の設置
8	日本人との交流促進	地域行事への参加促進や日本人との交流機会の提供
9	転職支援	受入れ企業の都合で雇用契約を解除する場合の転職支援
10	定期的な面談・行政機関への通報	3ヶ月に1回以上の面談実施と問題発生時の通報

事前ガイダンスは上記10項目の中で最初に実施する支援であり、入国前に行う唯一の項目です。

参考：出入国在留管理庁　１号特定技能外国人支援計画の作成

事前ガイダンスの定義と目的

事前ガイダンスとは、特定技能1号の外国人に対して入国前に実施する情報提供のことです。

項目	内容
法的根拠	出入国管理及び難民認定法第２条の５等に基づく義務的支援
主な目的	労働条件・活動内容の理解促進 入国後のトラブル防止
対象者	特定技能1号の在留資格で就労予定の外国人
実施主体	受入れ企業または登録支援機関

本人が来日後に「聞いていない」と主張するトラブルを防ぐため、雇用契約締結後から入国前までの間に確実な説明を行い、相互理解を深めることが求められます。

実施が義務付けられる場面

事前ガイダンスは、特定技能外国人の受入れにおいて以下の場面で必ず実施しなければなりません。

既に日本国内にいる技能実習生を特定技能に移行させる際も、改めてガイダンスの実施が必要です。在留資格の変更申請や認定証明書の交付申請において、実施記録の提出を求められるため、漏れなく対応することが不可欠です。

実施者と実施時期の要件

事前ガイダンスの実施者と時期には明確な要件が定められています。

要件	詳細
実施者の条件	支援責任者または支援担当者、もしくは登録支援機関の職員
使用言語	本人が十分に理解できる言語（母国語が望ましい）
実施時期	雇用契約締結後、在留資格認定証明書交付申請前まで
所要時間	3時間程度が目安とされている

対面またはテレビ電話による実施が原則であり、文書の郵送やメールのみでは要件を満たしません。本人からの質問に適切に回答できる体制を整えておく必要があります。

義務的支援の内容を解説

事前ガイダンスで伝えるべき内容は、出入国在留管理庁の運用要領で具体的に定められています。労働条件から生活支援まで広く情報を網羅する必要があり、説明が不十分だと申請が認められない可能性があります。特定技能外国人が安心して日本で働けるよう、各項目を漏れなく説明することが受入れ企業の責務です。

以下では、事前ガイダンスで説明が求められる主要な事項を4つのカテゴリに分けて整理します。

参考：出入国在留管理庁　特定技能外国人受入れに関する運用要領

労働条件に関する説明事項

雇用契約の内容について、本人が十分に理解できる言語で詳細に説明する必要があります。特に、不当な違約金や保証金を設定することは法律違反であり、本人やその親族の財産を不当に管理したり、いかなる名目であっても金銭を徴収したりする合意は無効であることを明確に伝えます。

説明項目	具体的な内容
業務内容	従事する活動の具体的な範囲と作業内容。 また、業務で必要な作業着等は会社が支給することも含める。
報酬額	諸手当を含めた賃金の額、計算方法、支給日、内訳。 報酬は銀行振込で支払ってもらうことや、契約不履行に係る罰則がないことも伝える。
労働時間	所定労働時間、休憩、休日、時間外労働の有無
就業場所	実際に働く事業所の名称と所在地（本社や支店の事務所など）
雇用期間	契約期間、更新の有無と条件。 また、外国人が不利益な扱いを受けない権利を有することも伝える。

報酬については日本人と同等以上の水準であることを明示し、手取りとして見込まれる金額も伝えることが望ましいです。

入国・在留手続きの案内

日本への入国から在留資格の取得までに必要な手続きについて説明します。

手続き項目	説明すべき内容
査証申請	本国の管轄である日本大使館・領事館での査証（ビザ）申請方法
在留カード	入国後の交付手続きと携帯義務
届出義務	住居地の届出（14日以内）、所属機関の届出
持参物	パスポート、在留資格認定証明書の受領後に必要となる書類

技能実習からの移行者には在留資格変更許可申請の流れを説明し、申請に要する期間の目安も伝えます。

住居確保・生活支援の内容

入国後の住居や日常生活に関する支援内容を具体的に説明します。

支援項目	内容
住居確保	社宅の提供、または物件探しの補助。 親族等との同居が可能かどうかも含める
家賃負担	本人が負担する金額と内訳、および控除される費用の用途を明確にする
生活準備	銀行口座開設、携帯電話契約の申込み補助、およびメールアドレスの取得サポート
送迎対応	空港や港からの出迎え、事業所への送迎
生活情報	日本の気候、服装、当面の生活に必要な私物等の持参物の案内

住居費用については、敷金・礼金の有無や光熱費の負担区分まで明確に伝えることでトラブルを防げます。日本の社会生活に関連するサービスについても紹介するとよいでしょう。

相談・苦情対応体制の説明

入国後に問題が発生した際の相談窓口と対応体制について説明します。

項目	説明内容
相談窓口	当該支援担当者の氏名、連絡先、対応可能時間
相談方法	電話、メール、対面など、直接的・間接的な手段を問わず利用可能な手段。
対応言語	母国語での相談が可能かどうか
外部機関	行政機関の無料相談窓口の紹介

職場での悩みや生活上の問題について、何でも相談しやすく、気軽に話せる体制があることを伝え、本人の不安を軽減することが大切です。相談の申出があったことを理由に不利益な扱いを受けることがないことも明示します。

任意的支援の内容と活用法

義務的支援に加えて、受入れ企業は任意的支援を実施することができます。任意的支援は法令で義務付けられた項目ではありませんが、外国人材の定着率向上や職場への早期適応に効果があります。特定技能外国人が安心して長く働ける環境を整えるため、自社の状況に応じた支援を検討することが望ましいでしょう。

ここでは任意的支援の具体例と、義務的支援との違いを整理します。

任意的支援の種類と具体例

任意的支援として実施できる内容は多岐にわたります。

支援カテゴリ	具体的な支援内容
日本語学習	日本語教室の情報提供 学習費用の補助
生活適応	日常生活のマナー指導 地域行事への参加促進
将来のキャリア形成	資格取得支援 技能向上のための研修実施
家族支援	配偶者の職業紹介や就労サポート 子どもの教育情報の提供
交流促進	日本人従業員との交流イベント 同国出身者との交流機会

これらの支援のほかにも、企業の負担で実施できることは多くあり、外国人本人に費用を求めることはできません。

定着率を高める支援の選び方

任意的支援を効果的に活用するには、外国人材のニーズを把握することが重要です。

介護分野では日本語能力の向上が業務に直結するため、日本語学習支援のニーズが高い傾向にあります。一方、製造業では同僚との円滑なコミュニケーションを促進する交流支援が効果的な場合もあります。

義務的支援との違いと優先順位

義務的支援と任意的支援には明確な違いがあり、対応の優先順位を十分に理解しておく必要があります。

区分	義務的支援	任意的支援
法的義務	実施必須	任意で実施可能
未実施の影響	在留資格申請が認められない	法的な問題は生じないが、今後の関係構築に影響する可能性がある
費用負担	受入れ企業が負担	受入れ企業が負担
記録の提出	出入国在留管理庁に提出必須	提出義務なし

まずは義務的支援を確実に実施した上で、余力があれば任意的支援を追加するという順序で進めます。義務的支援が不十分なまま任意的支援に注力しても、制度上の要件を満たせません。

事前ガイダンスの実施方法

事前ガイダンスを適切に実施するには、方法や体制を事前に整えておく必要があります。対面またはテレビ電話で行うことが原則であり、文書の送付やメールのみでは要件を満たしません。本人が内容を十分に理解できる言語で説明し、質問に回答できる体制を確保することが求められます。

ここでは実施形式の選び方から通訳の手配、記録の残し方まで具体的な方法を解説します。

対面とオンラインの選択基準

事前ガイダンスは対面またはテレビ電話で実施する必要があります。

実施形式	適したケース	留意点
対面	本人が日本国内にいる場合 技能実習からの移行者	会議室等の場所確保が必要
テレビ電話	本人が海外にいる場合 遠方に居住している場合	通信環境の事前確認が必須

海外在住の外国人に対しては、時差を考慮した日程調整が必要です。通信トラブルに備え、予備の連絡手段も確保しておくと安心です。

通訳確保と言語対応のポイント

本人が十分に理解できる言語での説明が義務付けられています。

登録支援機関に委託する場合は、対応可能な言語を事前に確認します。通訳者には専門用語や制度の概要を事前に共有し、正確な説明ができるよう準備を整えることが大切です。

実施時間と記録の残し方

事前ガイダンスには適切な時間をかけ、実施記録を確実に残す必要があります。

項目	基準・方法
所要時間	3時間程度が目安
記録書類	事前ガイダンスの確認書に本人の署名を取得
記載事項	実施年月日 実施者氏名 説明した内容 使用言語
保管期間	雇用契約終了後1年間

確認書には説明した項目を具体的に記載し、本人が内容を理解したことを署名で確認します。この書類は在留資格認定証明書の交付申請時に提出が求められるため、漏れなく作成することが不可欠です。

実施時の注意点とよくある失敗

事前ガイダンスは義務的支援として確実に実施する必要がありますが、実務では様々なミスが発生しています。説明不足による入国後のトラブルや、書類の不備による申請の遅延は珍しくありません。登録支援機関に委託する場合も、丸投げにせず適切に管理することが求められます。

ここでは人事担当者が陥りやすい失敗と、その防止策を具体的に解説します。

説明不足による入国後トラブル

事前ガイダンスでの説明が不十分だと、入国後に深刻な問題が発生します。

よくあるトラブル	原因
報酬額への不満	実際に支払った後の手取り額と総支給額の違いを明確に説明していない
業務内容の相違	従事する作業の範囲を具体的に伝えていない
住居費の認識違い	家賃以外の費用負担を明示していない
相談先が分からない	連絡先や対応時間を伝えていない

特に報酬については、税金や社会保険料の控除後の金額を示し、不当な名目で財産が徴収されないことを明確にすることが重要です。「聞いていなかった」という主張を防ぐため、合意内容を文書で残しておきます。

書類・記録の不備を防ぐ方法

事前ガイダンスの記録に不備があると、在留資格の申請が認められない可能性があります。

これらの不備を防ぐには、チェックリストを作成して項目ごとに確認することが効果的です。確認書のひな形（第５－９号）は出入国在留管理庁のウェブサイトで公開されているため、これを参考にして自社用の書式を整備するとよいでしょう。

参考：出入国在留管理庁　特定技能関係の申請・届出様式一覧

登録支援機関への委託時の確認事項

事前ガイダンスを登録支援機関に委託する場合でも、受入れ企業としての責任は残ります。

確認項目	確認すべき内容
対応言語	本人の母国語に対応できるか
実施方法	対面またはテレビ電話で実施するか
説明内容	義務的支援の全項目を網羅しているか
記録の共有	確認書の写しを受け取れるか
費用	委託費用の金額と支払条件

委託後も当該機関の運営状況を定期的に確認し、契約不履行などの問題があれば速やかに是正を求めます。登録支援機関任せにせず、自社でも内容を把握しておくことがトラブル防止につながります。いつ、どのようなサポートを受けることができるのか、機関のサービスの特徴を留意しつつ、今後の関係を構築することが大切です。

まとめ｜事前ガイダンスを確実に実施するために

特定技能外国人の受け入れにおいて、事前ガイダンスは義務的支援10項目の中で最初に実施する重要な支援です。今回の記事で解説した労働条件、入国手続き、住居確保、相談体制の4つの領域を、本人が理解できる言語で説明し、確認書に署名を取得することが求められます。対面またはテレビ電話で3時間程度の時間をかけ、説明内容を記録として残すことが重要です。

登録支援機関に委託する場合も、実施状況を把握し書類を確実に受け取ります。義務的支援を確実に実施した上で、日本語学習支援などの任意的支援を追加することで、外国人材の定着率向上につなげられます。これにより、外国人がやりがいを持って働き続けられる環境が整います。まずは自社の受入れ体制を確認し、チェックリストを整備することから始めてみてください。